Adresaci:
Podmioty prowadzące Biuletyny Informacji Publicznej w województwie warmińsko-mazurskim (prezydenci/burmistrzowie/wójtowie, starostowie, marszałek i wojewoda). Pośrednio mieszkańcy województwa i każda zainteresowana osoba.

Cel:
Podniesienie jakości Biletynów Informacji Publicznej w województwie warmińsko-mazurskim oraz zagwarantowanie ich przejrzystości i dostępności.

Metodologia:
W sumie zadano 52 pytania badawcze. Ich szczegółowy zestaw i otrzymane wyniki dostępne są w raporcie. Każdy Biuletyn był monitorowany tego samego dnia przez dwie osoby (w okresie lipiec-sierpień 2009 r.). W ten sposób zminimalizowana została liczba błędów w badaniu.

Ciekawą innowacją jest zasięgnięcie opinii internautów na temat tego, czego szukają w BIP. Tym samym założenia realizatorów monitoringu zostały dodatkowo zweryfikowane.

Po zakończonym monitoringu BIP-ów, zwrócono się do monitorowanych podmiotów z wnioskiem przesłanym pocztą elektroniczną o udzielnie informacji o kosztach wdrożenia BIP-u oraz kosztach bieżącej obsługi i utrzymaniem serwisu. W ten sposób sprawdzono także inne tryby udostępniania informacji oraz stosowanie przez urzędy przepisów prawa.

Problemy badawcze dotyczyły takich kwestii jak:

• Dostępność treści dla osób poszukujących informacji i klientów urzędu, np. czy i jakie druki zawiera strona BIP; w jakim formacie elektronicznym są one umieszczone; czy oferuje się usługi za pośrednictwem e-urzędu lub też czy istnieje możliwość wyszukiwania zamieszczonych w BIP uchwał i zarządzeń za pomocą aktywnego modułu wyszukującego;
• Informacje dotyczące udostępnianych treści, np. sposobu ich aktualizowania i podpisywania, zakresu treści i faktycznego ich waloru informacyjnego;
• Struktura organizacyjna, czyli dane na temat urzędu, jednostek i rad;
• Działalność poszczególnych jednostek, np. harmonogram ich prac i właściwa dokumentacja;
• Działalność budżetowa, czyli informacje na temat dokumentów budżetowych, ale także współpracy z  organizacjami pozarządowymi oraz dokumentacja i zasady przetargów;
• Wygląd stron – czy jest przejrzysty i dostępny dla osób słabowidzących.

Narzędzie:

Narzędzie składające się 52 pytań badawczych i szeregu szczegółowych kwestii może być przydatne dla każdej osoby, która chciałaby monitorować dowolny BIP (choć jak zaznaczają realizatorzy najlepiej sprawdza się przy monitorowaniu BIP-ów gminnych).

Stanowi uzupełnioną i zaktualizowaną wersję zestawu pytań zastosowanego przez Stowarzyszenie Bona Fides z Katowic w 2007 roku. Stanowi załącznik nr 3 do raportu (str. 69).

Wyniki:
Monitoring w większości prowadziły osoby spoza województwa warmińsko-mazurskiego, co ujawnił nieprzyjazność wielu rozwiązań dla osób niezorientowanych lokalnie. Przykładem może tu posłużyć serwis, z którego korzysta najwięcej jednostek, a wiele przenosi nań swoje Biuletyny. Są to Wrota Warmii i Mazur. Aby dostać się na stronę konkretnej gminy, należy skorzystać z listy wyboru, wpisując najpierw nazwę powiatu, a następnie miejscowości. Wybór powiatu jest obligatoryjny. Osoba korzystająca musi zatem znać podział administracyjny województwa by skorzystać z tej opcji.

Zwrócono także uwagę na to, iż wersja Wrót Warmii i Mazur przeznaczona dla osób niepełnosprawnych preferuje jeden typ przeglądarki internetowej (Internet Explorer). Tym samym brakuje jej neutralności technologicznej i dyskryminuje ona posiadaczy innych przeglądarek, a także dokonuje wyboru jednej z firm działających na rynku.

Szczegółowe wyniki monitoringu i odniesienie do poszczególnych pytań badawczych, opisane są obszernie w raporcie. Realizatorzy nie stworzyli rankingu BIP ze względu na zróżnicowanie platform, z których korzystają jednostki. Wybrali jednak 18 najlepszych i najbardziej przyjaznych Biuletynów.

Wszystkie jednostki otrzymały zestaw uwag, które mogły uwzględnić w swojej pracy, Nie zawsze przyjazność BIPu była dla tych jednostek argumentem na rzecz zmiany. Wiele broniło istniejącego stanu rzeczy, uważając że informacje są dostępne i niezależnie od tego, że użytkownikom trudno do nich dotrzeć, taka sytuacja nie wymaga naprawy. W sumie na uwagi odpowiedziało 41 podmiotów, co stanowi około 30%.

Na wniosek o koszty prowadzenia BIP (niezależenie od tego czy w terminie i czy pozytywnie) odpowiedziało niewiele więcej bo 53 jednostki, czyli około 38% wszystkich.

Realizatorzy projektu uznali, że narzędzie do monitoringu jest najbardziej przydatne przy badaniu gmin. W stosunku do większych jednostek ma ograniczone zastosowanie.

W ramach działań edukacyjnych, pokazujących mieszkańcom województwa sens i istotę prawa do informacji oraz wyniki monitoringu BIP-ów, realizatorzy współpracowali z radiem Mazury poprzez umieszczanie spotów radiowych i branie udziału w audycjach. Ich zapis dostępny jest na stronie Stowarzyszenia.